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商務演示PPT精彩的要素有哪些

時間:2019-06-15 00:37 瀏覽:

  “清華寢室夜話”里面的大學生有這樣一句臺詞“最掙錢的語言是PPT!”雖說是個笑話,但在當前社會,PPT確實頻頻出現在各種商業場合。以下是小編為您帶來的關于商務演示PPT精彩的四個要素,希望對您有所幫助。

  商務演示PPT精彩的四個要素

  一、目標明確

  在商務活動中,做PPT通常是為了追求簡潔明朗的表達效果,以便有效的輔助溝通。但是PPT也有其局限性,不了解這些局限,在PPT里面書寫長篇文字報告,繪制復雜表格——這種超能的PPT,不僅制作過程痛苦,而且最終結果通常也是根本看不懂!

  那么PPT的特長和局限分別是什么?在外企員工言談當中,常用英文“Presentation”來代替這個意義模糊的“PPT”。我查了查原因,發現維基百科詞典上對“Presentation”的解釋,恰好說出了它的目的、能力特長和局限——只能面向一類觀眾,演示一個話題內容,只能表達關鍵要點,達到留下深刻印象的目的。牢這幾點,那我們做PPT的時候,就自然會比較收斂,也容易確定一個更合理的目標。這樣就不會再洋洋灑灑做出六七十頁,企圖在一個文件里面討論好幾個復雜問題了。

  二、形式合理

  微軟給PPT文件起了個中文名字:演示文檔。顧名思義就知道它的用法了。但實際上PPT文件有兩種主要用法。一是輔助現場演講的演示,二是直接發送給受眾自己閱讀。要保證達到理想的效果,就必須針對不同的用法選用合理的形式。考慮配合演講或直接閱讀時受眾的感受,做相應的細節處理。

  演講現場用的PPT,就要全力服務于演講。多用圖表圖示,少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看,一邊聽你講。演講、演示相得益彰,效果是最好的。這種情況下PPT適當的運用特效、動畫等功能,可以幫助你控制演講的節奏,也可以讓演示效果豐富多彩,有利于活躍演講氣氛。直接送去給別人閱讀的PPT,則必須添加盡可能簡潔但描述清晰的文字,以代替你的演講,引領讀者理解你的思路。整個PPT和其中的每一頁幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序,邏輯性要求更高。這樣才能保證受眾獨自閱讀PPT就能“跟著你走”,理解你的意思。而在這種PPT里面使用特效、動畫就必須非常謹慎了。因為這些特效可能會讓閱讀者點鼠標點得手指發酸,更可能讓PPT文件體積暴增,很難通過網絡發送。

  三、邏輯清晰

  如前文所述,簡潔正是PPT能在“時間就是金錢”的商業活動中廣泛流行的原因。但為了追求簡潔,我們很容易無意識地刪減了一些要點,受眾就“看不懂”。 想保證要點齊全,就要建立清晰、嚴謹的邏輯,有兩種方法是非常有效的。

  ①遵循幻燈片的結構邏輯 通常一個PPT文件包含10~30張幻燈片,不僅要包含封面頁、結束頁和內容頁,還必須有緊跟封面頁的目錄頁來展示整個PPT的內容結構。必須有章節頁(各章節的封面)把不同階段的內容劃分開,并呼應目錄,保障整體連貫。結束頁之前,還要有總結頁,引領受眾回顧要點,切實留下深刻印象。每一個內容頁,也必須嚴格遵守大標題、小標題、正文、注釋……這樣的內容層級結構。而且結構層次不宜太多,關系要么并列,要么遞進。否則,不僅閱讀者會看暈,很可能你演講時自己都會講暈。

  ②運用常見的分析法圖表 當我們確實有一些避不開的復雜問題需要帶領聽眾共同分析時,這個辦法非常實用。商業場合常見的SWOT分析圖、矩陣分析圖等,可以幫助我們排除情緒干擾,理清思路,分析利害,尋找解決方案。采用這類圖表,就好像在算帳時掏出了計算器。演講者表述更方便,聽講者也很容易理解相信。

  四、美觀大方

  演示就要漂亮,這是很多朋友做PPT時的想法,但我想這要求可能太高了。日常生活中善于穿著打扮的人始終是少數。同樣,能具備足夠的美學修養,把PPT做到漂亮的人也很少。大家追求漂亮,結果卻往往是畫虎不成反類犬,得不償失。其實不必追求漂亮,只要美觀大方就行了,具體可以從色彩和布局兩方面著手。 Office的調色板里面有標準色,其實就是一套最容易為大眾所接受的顏色。這就好像西裝革履,可能不會耀眼奪目,但絕對美觀大方。選用搭配色彩時,則可以參考Office的配色方案。同一個配色方案里面,差別較大的色適合用來標示不同內容。相近的顏色用來區分相近內容(如標題用黑色,副標題用灰色)。

  如果你覺得自己審美疲勞比較嚴重,那么你可以根據你要做的PPT內容主題,參考仿學類似主題的PPT、印刷品、廣告、網頁,也是一個很快捷的方法。但是切記:大多數優秀的布局、配色都是整套方案,要么仿學一頁完整布局,要么借鑒整體配色。東取一點西扔一點,則很容易搞得不倫不類,適得其反。

  如果你覺得自己根本沒有藝術細胞,那就不要在這方面浪費時間。找出你們公司的信紙,這通常就是最簡潔明快,美觀大方的模版!
 

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